Zdroj: Mzdová účetní, č. 3/2006, str. 14 až 19, autor: Jana Dorčáková

Obsah:

• Od kterého roku a z jakého důvodu vedou organizace podklady pro účely důchodového pojištění na ročním Evidenčním listu důchodového pojištění (ELDP)?
• Který zákonný předpis ukládá povinnosti spojené s vedením a předkládáním jednoročního ELDP?
• Kdy a jaké údaje se na ELDP zapisují?
• Kdy a jak se vyplněné ELDP předkládají ČSSZ?
• Jak se správně vyplní údaj "Název organizace", pokud je organizací fyzická osoba?
• Jaké adresní údaje organizace se vyplňují v kolonce "Ulice", "Číslo domu", "Obec" a "PSČ"?

1. Od kterého roku a z jakého důvodu vedou organizace podklady pro účely důchodového pojištění na ročním Evidenčním listu důchodového pojištění (ELDP)?

Od 1. ledna 2004 vstoupil v účinnost zákon č. 424/2003 Sb., který novelizoval zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Od tohoto dne je Česká správa sociálního zabezpečení (dále jen "ČSSZ") povinna průběžně získávat informace o dobách pojištění jednotlivých pojištěnců (občanů, zaměstnanců) do její centrální evidence. Průběžně získávané informace umožní ČSSZ evidovat aktuální dobu pojištění jednotlivých pojištěnců, vytvořit individuální konta pojištěnců, plnit povinnosti vyplývající z Koordinačních nařízení EU, tzn. kdykoliv na požádání zahraničních nositelů oznámit doby pojištění získané na území České republiky.

2. Který zákonný předpis ukládá povinnosti spojené s vedením a předkládáním jednoročního ELDP?

V ustanovení § 38 a 39 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákona č. 582/1991 Sb."), jsou stanoveny základní povinnosti spojené s vedením a předkládáním ELDP.

3. Kdy a jaké údaje se na ELDP zapisují?

§ 38 odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb. stanoví dvě různé lhůty, kdy se údaje do předepsaného tiskopisu zapisují:

• ELDP se vyplňuje za každý kalendářní rok po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku v případě, že výdělečná činnost trvala k 31. prosinci, nebo
• do jednoho měsíce po konečném vyúčtování příjmů, jestliže výdělečná činnost skončila před 31. prosincem.

Údaje, které musí být ve výše uvedených termínech do ELDP zapsány, se týkají:

• identifikačních údajů pojištěnce, tj. jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo,
• druhu výdělečné činnosti,
• doby účasti na důchodovém pojištění,
• vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
• dob, které se vylučují při stanovení osobního vyměřovacího základu,
• dob po dni dosažení věku potřebného pro nárok na starobní důchod, které se nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu,
• identifikačních údajů organizace (např. identifikační číslo a variabilní symbol organizace, adresní údaje organizace).

4. Kdy a jak se vyplněné ELDP předkládají ČSSZ?

Organizace je povinna ELDP předložit ČSSZ prostřednictvím OSSZ/PSSZ příslušné podle útvaru organizace, ve kterém je vedena evidence mezd (§ 39 zákona č. 582/1991 Sb.). Jestliže se jedná o občana, kterému vznikl nárok na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, případně příslušníků Ministerstva vnitra a Ministerstva spravedlnosti, předkládají se ELDP orgánům Ministerstva obrany, vnitra a spravedlnosti podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování o dávce důchodového pojištění.

ELDP se předkládá do 8 dnů ode dne zápisu údajů do ELDP. Na základě výše jmenovaného ustanovení, organizace neodesílá ELDP v případech, kdy zaměstnání skončilo před 31. prosincem a je nepochybné, že pojištěnec nejpozději do 3 měsíců opět do zaměstnání u téhož zaměstnavatele nastoupí. V tomto případě organizace pokračuje v záznamech na původním ELDP.

Dále se doporučuje ponechat v organizaci ELDP po uplynutí 8 dnů v případech pojištěnců, u nichž by mohlo přicházet v úvahu čerpání dávek nemocenského pojištění v rámci ochranné lhůty (§ 42 zákona č. 54/1956 Sb., o nemocenském pojištění zaměstnanců, ve znění pozdějších předpisů). V případě uplatnění a čerpání dávek nemocenského pojištění v rámci ochranné lhůty organizace opět pokračuje ve vedení záznamů na původním ELDP, nejpozději však do 31. prosince daného kalendářního roku.

Organizace je také povinna předložit ELDP do 8 dnů ode dne svého zániku.

Při uplatnění nároku na dávku důchodového pojištění se předkládá ELDP za daný kalendářní rok spolu se žádostí OSSZ/PSSZ příslušné podle místa trvalého pobytu žadatele. Na tomto ELDP mohou chybět maximálně údaje za poslední 3 měsíce. Rovněž žádost o důchod je možno sepsat maximálně 3 měsíce přede dnem, od kterého občan požaduje přiznání důchodu (§ 82 odst. 8 zákona č. 155/1995 Sb.).

Organizace je dále povinna předložit ELDP orgánu sociálního zabezpečení vždy na základě jeho výzvy, a to do 8 dnů ode dne obdržení výzvy.

Pokud se jedná o úmrtí pojištěnce, předkládá se ELDP spolu se žádostí o pozůstalostní dávku, nebo do 3 měsíců od úmrtí, nebyla-li do té doby podána žádost o tuto dávku, případně ELDP nebyl již dříve vyžádán od orgánu sociálního zabezpečení.

5. Jak se správně vyplní údaj "Název organizace", pokud je organizací fyzická osoba?

V tomto případě se zde uvádí jméno a příjmení fyzické osoby.

6. Jaké adresní údaje organizace se vyplňují v kolonce "Ulice", "Číslo domu", "Obec" a "PSČ"?

Nejdříve je třeba připomenout, že adresní údaje organizace musí odpovídat zápisu v obchodním či živnostenském rejstříku. V kolonce "Ulice" se vyplňuje název ulice bez čísla domu, není-li v obci uliční systém, tento údaj se nevyplňuje. Sídlem organizace je místo útvaru organizace (případně její organizační složka), ve kterém je vedena evidence mezd. Sídlem malé organizace, pokud se jedná o právnickou osobu, je místo jejího sídla, pokud je malou organizací fyzická osoba, je sídlem malé organizace místo trvalého bydliště fyzické osoby. V kolonce "Číslo domu" se uvádí příslušné číslo domu. V případě, že je v rejstříku uvedeno číslo popisné i orientační, uvádějí se obě tato čísla (s lomítkem). Zde není rozhodné, které číslo bude uvedeno jako první. Rovněž lze v čísle domu uvádět i písmena abecedy (např. 1120/2B nebo 1120/VIc). V kolonce "Obec" se uvedou údaje tak, jak jsou zapsány v rejstříku. Do kolonky "PSČ" se uvádí PSČ shodné se sborníkem dodávacích pošt a směrovacích čísel měst a obcí v ČR, ve tvaru XXX XX.

Jedná-li se o zahraniční adresu, uvádí se do údaje "PSČ" třímístní kód daného státu z číselníku státu (viz jak výše uvedeno) ve tvaru XXX a zahraniční PSČ se uvede za adresní údaje v rámci údaje "Obec".

* Organizace zaměstnává poživatele starobního důchodu. Má povinnost i na tyto zaměstnance vést ELDP?

ELDP se nevedou na poživatele starobního důchodu, kterým byl tento důchod přiznán po dovršení důchodového věku (§ 29, 74 a 76 zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů). Pokud organizace zaměstnává v pracovněprávním vztahu, který zakládá účast na nemocenském a důchodovém pojištění, zaměstnance, tzv. poživatele "předčasného" starobního důchodu podle ustanovení § 30 nebo 31 zmíněného zákona, kteří ještě nedovršili podle výše zmíněných ustanovení důchodový věk, musí pro ně organizace vést ELDP. V těchto případech je organizace povinna oznámit nástup poživatele "předčasného" starobního důchodu do zaměstnání a ČSSZ výplatu důchodu zastaví.

* V naší organizaci zaměstnáváme pojištěnce, kteří nemají na našem území trvalý pobyt. Jak se v těchto případech vyplňuje údaj na ELDP "Ulice", "Obec", "PSČ" a "Pošta"?

U pojištěnců, kteří mají na našem území trvalý, případně přechodný pobyt, se zmíněné údaje vyplňují podle skutečnosti. Nemá-li obec uliční systém, tento údaj se nevyplňuje. V případě, že osoby s trvalým pobytem v zahraničí nemají pobyt v České republice (např. dojíždějí za prací z pohraničních oblastí), uvede se do údajů "Ulice" a "Obec" jejich zahraniční adresa včetně PSČ. Do kolonky "PSČ" se v těchto případech uvádí třímístný kód státu ve tvaru XXX, který je zveřejněn na webových stránkách ČSSZ, na adrese www.cssz.cz/volba:Evidenční listy důchodového pojištění pro období od 1. 1. 2004/volba: číselník kódu státu. Zároveň připomínáme, že v kolonce "Pošta", jedná-li se o adresu v zahraničí, nebude vyplněn žádný údaj.

* V naší organizaci zaměstnáváme jednak občany, se kterými byl uzavřen pracovní poměr před 1. lednem 1996, a další, s nimiž byl uzavřen pracovní poměr po 1. lednu 1996. Je pravda, že v obou případech se do kolonky "Výdělečná činnost v organizaci od" uvádí vždy až datum vzniku účasti na nemocenském pojištění?

Ustanovení § 13 odst. 1 zákona č. 155/1995 Sb. stanoví, že za dobu pojištění se považují též doby zaměstnání získané před tímto dnem. V tomto případě je třeba ještě připomenout ustanovení § 37 odst. 1 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb., ve znění platném do 31. prosince 1995. Podle tohoto ustanovení obsahovala evidence, kterou organizace vedla o občanech pro účely důchodového zabezpečení, mimo jiné i vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného pracovněprávního vztahu k organizaci. Teprve až od účinnosti zákona č. 155/1995 Sb., tzn. od 1. ledna 1996, je povinností vést v evidenci mimo jiné i údaj o vzniku a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k organizaci, který zakládá účast na důchodovém pojištění.

V souladu s těmito ustanoveními se i do ELDP při vzniku pracovněprávního vztahu před 1. lednem 1996 zaznamenával faktický den navázání pracovního poměru, tzn. že pokud např. organizace zaměstnává občana, se kterým uzavřela pracovní poměr 1. ledna 1986, a tento den byl např. pátek (svátek), a zaměstnanec nastoupil do organizace až v pondělí, tedy např. 4. ledna 1986, bude v této kolonce stále (po dobu trvání pracovního poměru v dané organizaci) uveden údaj 1. ledna 1986, tj. den, kdy byl uzavřen pracovněprávní vztah. Pokud byl ale pracovněprávní vztah uzavřen od 1. ledna 2004 (byl to čtvrtek) a zaměstnanec do organizace nastoupil až 5. ledna 2004 (bylo to pondělí), vznikla jeho účast na důchodovém pojištění až tímto dnem. Od účinnosti zákona č. 155/1995 Sb., tj. od 1. ledna 1996, do se ELDP vykazuje doba účasti na nemocenském (důchodovém) pojištění (§ 8 citovaného zákona).

* Za organizaci vyplácí pojišťovna náhradu za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti (§ 195 zákoníku práce). Má pojišťovna nebo organizace povinnost odeslat při skončení pracovního poměru i potvrzení o výši vyplacených náhrad za ztrátu na výdělku po skončené pracovní neschopnosti?

Pojišťovna, která vyplácí náhrady za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti (§ 195 zákoníku práce) místo organizace, nemá žádné povinnosti uložené organizacím při provádění důchodového pojištění. Ustanovení § 37 odst. 2 citovaného zákona stanoví plnění povinností ve vztahu k výplatě náhrad za ztrátu na výdělku organizaci. Jen v případě zániku organizace, a nemá-li tato organizace právního nástupce, mohou orgány sociálního zabezpečení požadovat na pojišťovně potvrzení skutečností, které mají vliv na výši a výplatu dávek důchodového pojištění.

Potvrzení, které organizace vyhotoví (vzor potvrzení lze získat na OSSZ/PSSZ) se nezasílá k založení do centrální evidence, ale občan ho předkládá až v souvislosti se žádostí o přiznání důchodu (§ 37 odst. 3 zákona č. 582/1991 Sb.).

* V organizaci mám vedle pracovního poměru uzavřenou ještě dohodu o provedení práce. Odměna činí 5 500?Kč měsíčně a organizace z ní odvádí daň z příjmu. Bude se mi příjem z této činnosti hodnotit pro účely důchodového pojištění?

Dohoda o provedení práce (§ 236 zákoníku práce) v žádném případě nezakládá účast na nemocenském ani na důchodovém pojištění. Skutečnost, že je z odměny srážena daň z příjmu, není nerozhodující. Jedná se o příjem, který nepodléhá odvodu pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, což je základní podmínkou pro započitatelnost příjmů pro výši dávky důchodového pojištění. Příjem na základě dohody o provedení práce nebude tedy hodnocen pro účely důchodového pojištění a na tuto činnost nebude veden ani ELDP.

* Organizace snížila počet zaměstnanců. Těmto tzv. "bývalým" zaměstnancům bude vyplaceno odstupné v průměru 28 700 Kč. Částky vyplacené jako odstupné odmítá organizace zahrnout do výdělku na ELDP. Máme povinnost ELDP podepsat, i když s ním nesouhlasíme?

Odmítnutí podepsání ELDP zaměstnancem není spojeno s jeho neplatností. V případě nesouhlasu s uvedeným záznamem na ELDP je nutno nejprve požádat organizaci o vysvětlení a o případnou opravu údajů uvedených na ELDP. Pokud nebude ani po vysvětlení organizace zaměstnanec se způsobem vyplnění ELDP souhlasit, má možnost na základě ustanovení § 38 odst. 5 věty druhé zákona č. 582/1991 Sb. požádat příslušnou OSSZ/PSSZ do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu ELDP, aby rozhodla spor o správnost zápisu v ELDP.

Na závěr je třeba podotknout, že organizace v tomto případě postupovala v souladu s ustanovením § 5 odst. 2 písm. c) bod 10 zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. Odstupné není vyměřovacím základem pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a nelze jej uvádět na ELDP.

* V organizaci mám uzavřeny dva pracovní poměry. Do 31. prosince 2003 záznamy pro účely důchodového pojištění uváděla organizace na jeden ELDP. Může takto postupovat organizace i při vedení nových tzv. "jednoročních" ELDP?

Od 1. ledna 2004, tj. od účinnosti zákona č. 424/2003 Sb., který novelizoval zákon č. 582/1991 Sb., je vždy nezbytné při trvání dvou nebo i více výdělečných činností (i pracovních poměrů) jednoho pojištěnce u téže organizace v průběhu kalendářního roku vyhotovovat a předkládat samostatné ELDP na každou výdělečnou činnost. Výdělečnou činností se zde rozumí např. pracovní poměr, dohoda o pracovní činnosti, člen družstva (příp. společník s.r.o., komanditista), který mimo pracovněprávní vztah k družstvu (ke společnosti) vykonává práci, za kterou je jím odměňován. Toto platí, pokud jsou tyto činnosti vykonávány souběžně nebo se částečně překrývají. V případě, že výdělečná činnost na sebe navazuje (ani jeden den se nepřekrývá), je možné pokračovat na původním ELDP (za využití dalšího volného řádku - pokud je k dispozici) a nezakládat ELDP nový.

Jana Dorčáková

Zdroj: Mzdová účetní, č. 3/2006, str. 14 až 19